Au cours de la réunion des organes décisionnaires, le délégué doit être préparé à rendre compte au reste de la délégation, de façon claire et concise, de toute évolution découlant de discussions tenues dans le cadre de la coordination régionale, des comités, des groupes de travail, ou en marge de ces réunions. Le délégué doit pour ce faire prendre des notes détaillées, en particulier sur les négociations relatives à des modifications de texte. Des informations précises sur le déroulement des séances aideront le délégué à vérifier l’exactitude des versions provisoires et finale du rapport de la réunion. De plus, prendre note des positions des délégations et des régions, qu’elles soient favorables ou contraires à celle du délégué, peut aider à cibler efficacement les délégations à convaincre ou celles qui pourraient offrir leur soutien. Une grande partie du travail de fond peut être réalisé sans être physiquement présent à la réunion.