Como parte integrante de la implementación, la presentación de reportes es un proceso iterativo y progresivo. Se inicia con la planificación de la implementación y se continúa hasta la evaluación de lo que se ha realizado.

FASE 1: Comenzar a planificar el reporte junto con la planificación de la implementación

TENER CLARO QUÉ ES LO QUE HAY QUE NOTIFICAR EN EL INFORME
Es de importancia fundamental comprender claramente lo que se ha de notificar en el reporte al final del ciclo de implementación. El PFN deberá, por tanto, estudiar y estar bien familiarizado anticipadamente con el formato del reporte. Es importante examinar cada pregunta y entender bien la información que se solicita. Si se ha presentado ya un reporte en el anterior ciclo de presentación de reportes empezar por él - esto proporcionará también al PFN una visión general de qué datos e información se han proporcionado, y qué es lo que falta.

IDENTIFICAR QUIÉN PUEDE AYUDAR Y CONTRIBUIR
Saber lo que tendrá que notificar en el reporte ayudará al PFN a identificar la institución, organización o partes interesadas más adecuadas para proporcionar la información requerida. Diferentes secciones e incluso determinadas preguntas del reporte nacional se pueden encomendar a los miembros del Mecanismo de Coordinación Nacional, de acuerdo con la respectiva competencia, la custodia de los datos, así como su participación en el proceso de implementación.

CÓMO OBTENER INFORMACIÓN
Los PNF deberán identificar todas las fuentes posibles de datos e información, a nivel nacional o internacional, que podrían utilizarse para completar cada respuesta en el reporte nacional y aclarar los medios para obtener la información. Deberán realizarse verificaciones sobre qué datos e información hay realmente disponibles y si su formato es compatible con lo que se requiere en el reporte nacional. Los PFN deberán también prever cualesquiera posibles necesidades de análisis y/o resumen de los datos y la información antes de introducirlos en el reporte.

Los PFN deben asegurarse de haber identificado los posibles procesos de presentación de reportes paralelos de otros instrumentos o tratados, que requieren datos e información similares, de modo que puedan evitar la duplicación de trabajos y la presentación de reportes contradictorios o diferentes.

CALENDARIO: ESTABLECER HITOS Y PLAZOS
Los PFN deben establecer también un calendario para su proceso de presentación de reportes. En consecuencia, deberán fijar hitos y plazos internos para que los PFN puedan estar seguros de recibir la información necesaria a tiempo para completar el reporte nacional. Deberán advertir también a otros colaboradores de los plazos importantes que conducen a la presentación puntual del reporte, así como del plazo de presentación final del mismo (respecto de los plazos de presentación de los diferentes instrumentos de la CMS véanse el recuadro del Ejemplo práctico 6.1).

FASE 2: Incorporar la información en el formato del reporte a medida que se va facilitando a lo largo del ciclo de implementación
De acuerdo con los hitos y plazos establecidos, los datos y la información deben incorporarse en el reporte nacional a lo largo del ciclo de implementación. Esto permitirá distribuir la carga de trabajo a lo largo del tiempo y evitar la sobrecarga de trabajo en el último minuto al tratar de completar el reporte. Las respuestas deberán ser objetivas y honestas: el reporte nacional tiene como objetivo identificar tanto las deficiencias como los logros.

FASE 3: Asegurar una coordinación nacional regular durante todo el ciclo de implementación
Con el fin de asegurar el avance normal de la compilación del reporte nacional, los PFN deberán incluir el seguimiento y examen del proceso de presentación de reportes como parte de las reuniones ordinarias del Mecanismo Nacional de Coordinación. Estas reuniones deberán utilizarse para armonizar y verificar los datos y la información recibida de diversas fuentes. Entre las reuniones -o en los casos en que no sea posible celebrar las reuniones- pueden utilizarse otros medios de comunicación, tales como el correo electrónico, teleconferencias o la función mencionada antes en relación con los ORS de delegar y examinar continuamente las aportaciones al reporte nacional.

FASE 4: Finalizar y preparar el reporte nacional para su presentación
Antes de presentar el reporte nacional, los PFN deberán asegurarse de que se incorporen, en su caso, los últimos datos y la información que falten. Deberá verificarse la exactitud de toda la información incorporada, así como la integridad del reporte en su conjunto. No deberán dejarse campos en blanco, por lo que, si no se dispone de los datos o la información correspondientes, deberá indicarse esta circunstancia. De este modo quedarán señaladas convenientemente las deficiencias y sus causas y se evitará que se deje inútilmente una situación poco clara.

Deberá asegurarse que la Autoridad nacional de coordinación exprese su conformidad sobre el reporte nacional.

La última fase es la aprobación del reporte para su presentación por la autoridad gubernamental competente.