Entre las funciones de los PFN cabe incluir la de facilitar, en términos de preparación logística, la celebración de una reunión de las delegaciones que asisten. Las invitaciones oficiales de la Secretaría/Unidad de Coordinación por las que se notifica a los Estados Miembros la celebración de la reunión contiene información sobre la fecha y el lugar de la reunión, así como otros detalles, tales como los plazos y los procedimientos de inscripción.