Podrá lograrse un resultado positivo de la reunión mediante una adecuada preparación por parte de los organizadores de las reuniones y los participantes, por igual, a lo largo de todo el proceso.
Según el ciclo de reuniones de cada instrumento, la Secretaría/Unidad de Coordinación comunica a sus Estados Miembros información detallada de cada reunión por medio de una invitación, así como distribuyendo un proyecto de agenda y demás información pertinente.