En los primeros días de la reunión, normalmente en el vestíbulo del lugar de reunión, los organizadores instalan una mesa de recepción, donde los delegados que se han inscrito previamente para asistir a la reunión podrán recoger su paquete y distintivo de delegado. Los delegados de los Estados Miembros deberán entregar también sus credenciales (la prueba documental de las facultades de un delegado para representar a su país en la reunión) que se examinarán sucesivamente.
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En la reunión
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Regiones:CMS Instruments:ACAP, ACCOBAMS, AEWA, Aquatic Warbler, ASCOBANS, Atlantic Turtles, Bukhara Deer, CMS, Dugong, EUROBATS, Gorilla Agreement, High Andean Flamingos, IOSEA Marine Turtles, Middle-European Great Bustard, Monk Seal in the Atlantic, Pacific Islands Cetaceans, Raptors (Birds of Prey), Ruddy-headed Goose, Saiga Antelope, Sharks, Siberian Crane, Slender-billed Curlew, South Andean Huemul, Southern South American Grassland Birds, Wadden Sea Seals, West African Elephants, Western African Aquatic Mammals
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Como la reunión del órgano decisorio es la última fase de las negociaciones, durante estas reuniones es necesario que los delegados participen activamente en todos los foros de negociación.
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Una característica de la COP de la CMS, que es un foro mundial, y de la MOP del AEWA con su amplia cobertura geográfica, es la coordinación regional, que ofrece a los países de la misma región que afrontan los mismos problemas ambientales y comparten las mismas especies migratorias, la oportunidad de comparar notas, intercambiar ideas, tratar de adoptar posiciones comunes y acordar esfuerzos concertados para asegurar la adopción de políticas beneficiosas.
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En general, la Plenaria (la reunión de todos los delegados) no puede abordar todos los aspectos de la agenda. Es práctica normal asignar la responsabilidad respecto de determinadas cuestiones a pequeños grupos, que presentan reporte de sus conclusiones y formulan recomendaciones. Es asimismo práctica común establecer un comité encargado de examinar las “credenciales”, los documentos presentados por sus gobiernos como prueba de la autoridad del delegado para representar al país en la reunión y otro comité para examinar las propuestas presupuestarias.
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Estos grupos se establecen generalmente para examinar determinadas cuestiones fundamentales de la agenda. Después de haber presentado una cuestión y haber dado a las delegaciones la oportunidad de exponer sus posiciones de apertura sobre la cuestión, el Presidente podrá proponer, por su propia iniciativa o a petición de uno o más Estados Miembros, que el tema en cuestión se examine más detalladamente en un grupo de trabajo.
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