Como la reunión del órgano decisorio es la última fase de las negociaciones, durante estas reuniones es necesario que los delegados participen activamente en todos los foros de negociación.

Las negociaciones durante las reuniones de los órganos decisorios tienen por objeto llegar a un acuerdo sobre la forma de avanzar en las cuestiones que se planteen entre los Estados Miembros. Asimismo, la reunión del órgano decisorio ofrece la oportunidad de expresar, apoyar, oponerse o proponer modificaciones a los proyectos de resolución y de decisión. Durante la reunión del órgano decisorio los Estados Miembros intercambian sus opiniones y tratan de elaborar un texto del proyecto de resolución/decisión que satisface a todos los participantes.

Intervenciones y declaraciones durante las reuniones

En una reunión se invita a los delegados a que formulen declaraciones y hagan intervenciones. En el contexto de este Manual, las declaraciones se entienden como “reportes” en que se describen las prioridades generales de las cuestiones fundamentales y se proporciona una indicación general de los temas que serán objeto de debates sustantivos. Las intervenciones, por otra parte, son reacciones a cuestiones que se están debatiendo durante la reunión y en que se presenta claramente la posición de la delegación, junto con una argumentación convincente. Es importante, en una reunión, que las intervenciones se hagansolo con la frecuencia necesaria para lograr una resolución o una decisión sobre el tema en cuestión que esté en consonancia con el mandato de la delegación.

Para poder dirigir la palabra a la reunión, el delegado debe recibir la autorización del Presidente de la misma. A tal fin, con objeto de obtener el permiso de la Presidencia para hablar, el delegado levanta la tarjeta de identificación de su país (a veces llamada “la bandera”). El Reglamento estipula en algunos casos que el Presidente dé precedencia a los delegados de las Partes que deseen hablar, luego a las no Partes y, por último, a otros observadores (p. ej. representantes de ONG). Basándose en una propuesta de un Estado Miembro o de la Presidencia el órgano decisorio puede decidir limitar el tiempo reservado a cada orador así como el número de intervenciones que puede hacer un representante.

Es muy importante que los delegados escuchen atentamente las intervenciones de los demás y apoyen, en la mayor medida posible, las intervenciones que sean en general coherentes con su propia posición, con el fin de generar apoyo a las propuestas de la delegación. Una medida estratégica en cualquier intervención, es expresar el apoyo a determinados países que sostienen una posición común y, al hacerlo, nombrar a países de diferentes regiones si es posible.

Los delegados deberán estar siempre preparados, es decir, deberán conocer a fondo su propia información resumida, incluidas todas las posiciones contrarias, y estar preparados para responder a las preguntas de otras delegaciones, tanto formales como informales. Deberán consultarse con los otros miembros de la propia delegación o de delegaciones que están muy interesadas en la cuestión y obtener sus opiniones sobre la intervención. Por otra parte, para los cambios importantes en el texto se requiere el visto bueno del gobierno del propio país. En las intervenciones de respuesta en el calor del debate, antes de intervenir, es importante anotar los puntosfundamentales que deben señalarse. Los delegados deberán llevar siempre consigo sus instrucciones y notas informativas sobre la negociación. Deberán informarse sobre un determinado foro antes de llegar (p. ej. sobre sus objetivos, historia y estructuras, y actores fundamentales), y tener acceso al Reglamento en caso de que lo necesiten. El delegado debería contar, en la medida de lo posible, con el apoyo de otro miembro de la delegación con el cual consultarse y que pueda llevar las notas y propuestas de redacción a otras delegaciones.

Al presentar cualquier declaración o hacer una intervención, conjunta o de otro tipo, los delegados no deberán pretender hablar en nombre de todos los Estados Miembros presentes en la reunión, a no ser que esté absolutamente seguro de que todos los Estados Miembros presentes en la reunión apoyan la declaración.