Estos grupos se establecen generalmente para examinar determinadas cuestiones fundamentales de la agenda. Después de haber presentado una cuestión y haber dado a las delegaciones la oportunidad de exponer sus posiciones de apertura sobre la cuestión, el Presidente podrá proponer, por su propia iniciativa o a petición de uno o más Estados Miembros, que el tema en cuestión se examine más detalladamente en un grupo de trabajo. Estemétodo asegura que las cuestiones importantes sean examinadas atentamente por un grupo de Estados Miembros interesados, y permite al mismo tiempo al Presidente pasar al siguiente punto de la agenda, en el entendimiento de que se volverá a la cuestión aplazada una vez que el grupo de trabajo pueda presentar su reporte al órgano u organismo subsidiario decisorio en cuestión.
Si bien los grupos de trabajo están abiertos a la participación, en la práctica, el número de participantes en el grupo varía en función del número de Estados Miembros interesados. El Presidente de la Plenaria a menudo designa un presidente del grupo o, si se trata de un grupo grande o uno que se ocupa de una determinada cuestión difícil, un copresidente, pero a veces el grupo elige un presidente de entre sus propios miembros. En algunos casos la composición de los grupos es limitada (por ejemplo, los grupos que se ocupan de los presupuestos); a veces puede participar una persona cualquiera con un interés en el tema. El Presidente normalmente establece si los comités están abiertos o no a observadores, así como los delegados con derecho a voto.
Los grupos de trabajo creados para la reunión desempeñan su función solo en el período de duración de la reunión del órgano decisorio. Además de un presidente, normalmente se designa a un miembro del grupo como “relator” para que presente las conclusiones y recomendaciones del grupo a la Plenaria.
Algunas cuestiones importantes no es necesario resolverlas en el transcurso de la reunión, de forma que pueden elaborarse políticas y hallarse soluciones durante un período más prolongado. En tales casos, se podría establecer un grupo de trabajo entre reuniones para realizar los trabajos en el período entre reuniones del órgano decisorio.
Cuando no se puede lograr el consenso sobre una cuestión importante, se reúne a las delegaciones con posiciones firmemente opuestas para tratar de hallar una solución de compromiso. Estos grupos suelen denominares también “grupos de contacto”.
Es muy posible que en las reuniones más grandes, los diversos comités y grupos de trabajo se reúnan simultáneamente. Esta modalidad plantea un dilema a los países con delegaciones pequeñas o incluso de un solo representante, ya que se ven imposibilitados a asistir a todas las reuniones. En tales casos, es importante establecer prioridades para decidir qué grupo de trabajo es de mayor interés. Sería conveniente tal vez trabajar en colaboración con otros países de ideas afines –no necesariamente de la misma región– de forma que el delegado de un país asiste al grupo de trabajo X y el delegado del otro asiste al grupo de trabajo Y, con los dos delegados defendiendo los intereses recíprocos.