En los primeros días de la reunión, normalmente en el vestíbulo del lugar de reunión, los organizadores instalan una mesa de recepción, donde los delegados que se han inscrito previamente para asistir a la reunión podrán recoger su paquete y distintivo de delegado. Los delegados de los Estados Miembros deberán entregar también sus credenciales (la prueba documental de las facultades de un delegado para representar a su país en la reunión) que se examinarán sucesivamente.