Durante la reunión de los órganos decisorios, el delegado deberá prepararse para informar al resto de la delegación, en modo claro y conciso, sobre todas las novedades que van surgiendo de los debates mantenidos en la coordinación regional, los comités, los grupos de trabajo o en los márgenes de la reunión. El delegado deberá tomar, por tanto, notas detalladas, en particular sobre la negociación de las posibles modificaciones del texto. El hecho de disponer de información detallada sobre lo que ha sucedido, ayudará al delegado verificar la exactitud de la versión sucesiva y del reporte de la reunión final. Además, tomando nota de cuáles delegaciones y regiones tenían perspectivas particulares en apoyo u oposición a la propia posición del delegado permitirá ayudar a seleccionar eficazmente las delegaciones que tienen que conquistarse o que pueden ofrecer apoyo. Gran parte del trabajo importante puede realizarse sin estar físicamente presentes en la reunión.