Podrá lograrse un resultado positivo de la reunión mediante una adecuada preparación por parte de los organizadores de las reuniones y los participantes, por igual, a lo largo de todo el proceso.

Según el ciclo de reuniones de cada instrumento, la Secretaría/Unidad de Coordinación comunica a sus Estados Miembros información detallada de cada reunión por medio de una invitación, así como distribuyendo un proyecto de agenda y demás información pertinente.

La formulación del proyecto de agenda es un elemento fundamental de la preparación de la reunión, ya que en ella se establecen los objetivos de la misma. El proceso de consulta sobre la agenda, que normalmente se facilita a través del Comité Permanente o del órgano equivalente, proporciona a los Estados Miembros la oportunidad de señalar algunas cuestiones a la atención de la comunidad internacional.

Deberán determinarse las prioridades de los Estados Miembros en cuanto a las especies, los problemas de conservación emergentes y las políticas futuras al respecto, mediante la revisión del plan nacional de implementación (PNI) al preparar el reporte que han de presentar a la reunión.De hecho hay que preparar y presentar reportes nacionales antes de la celebración de la reunión como la de la COP. *

En función del instrumento de que se trate y de su carácter jurídico y procedimientos, estas prioridades pueden formularse y presentarse por medio de propuestas formales (es decir, modificando el alcance del instrumento en cuanto a especies reguladas/área de distribución geográfica o cuestiones de procedimiento y las prioridades de su plan de trabajo) o informando simplemente a las secretarías o las unidades de coordinación. Si hay alguna cuestión sobre la que un Estado Miembro tiene un interés particular, podría considerarse la posibilidad de organizar una reunión.

Es importante mantenerse bien informados acerca de las normas que rigen la reunión, es decir, el Reglamento, tales como los plazos para la presentación de enmiendas al texto del instrumento y sus anexos o apéndices y los proyectos de decisión sobre cuestiones emergentes. Por ejemplo, las propuestas de enmiendas al texto y los Apéndices de la CMS deberán presentarse a la Secretaría 150 días antes de la COP, mientras que para los proyectos de resolución el plazo es de 60 días. Vigen también disposiciones y plazos análogos para la mayoría de los acuerdos concertados en el marco de la CMS y sus MOP –con algunas excepciones: en el caso del AEWA, por ejemplo, el plazo se comunica antes de cada reunión mediante notificación de la Secretaría.

Consulta nacional

La consulta a nivel nacional, en el contexto del proceso de consulta nacional establecido (si lo hubiere) y/o de alcance más amplio, si se considera necesaria, es de importancia vital en todo el proceso, desde el examen de la agenda a la formulación de los documentos de posición para la reunión.Es imprescindible para asegurar la participación efectiva de todas las partes interesadas nacionales, en particular para la formulación de proyectos de resolución y propuestas de especies.

Una vez que se ha alcanzado una posición nacional sobre un tema en particular, se recomienda ampliar el proceso de consulta para incluir a otros actores pertinentes en el ámbito regional e internacional. Los preparativos regionales de colaboración con los Estados y las organizaciones que trabajan sobre la misma cuestión, contribuyen a menudo a generar un impulso político, aumentan las repercusiones de los esfuerzos y evitan toda duplicación innecesaria de los trabajos.

El fomento de una mayor difusión y la solicitud de observaciones y recomendaciones de los comités permanentes de los instrumentos y sus órganos asesores contribuyen también a hacer que las entidades nacionales que tienen interés en el instrumento en cuestión conozcan los problemas, y el delegado o la delegación podría presentar una propuesta bien negociada que requerirá menos debates y ajustes durante la reunión.

Propuestas sobre las especies

Algunos de los instrumentos de la CMS han elaborado sus propias plantillas para las propuestas relativas a las especies, que se ajustan en general a las de la CMS. La propuesta comprende los aspectos fundamentales siguientes: una descripción del área de distribución, que incluye el comportamiento y las rutas de migración, datos cuantitativos y cualitativos sobre las poblaciones, los hábitats y las amenazas. Un componente importante de la propuesta es acompañar un breve resumen de las observaciones formuladas por expertos y autoridades de los Estados del área de distribución. Para la plantilla de la CMS véase el Anexo.

Decisiones

Las resoluciones o decisiones están reestructuradas en párrafos del preámbulo, párrafos dispositivos y anexos. En los párrafos del preámbulo se presenta información básica sobre el tema y se vincula la decisión a disposiciones y procesos ya existentes sobre la misma cuestión o una afín.

Se presenta un ejemplo anotado de una resolución de la Conferencia de la CMS en el Anexo.

Otros Estados Miembros pueden proponer igualmente nuevas cuestiones y especies para someterlas a examen en la reunión. Por otra parte, determinados elementos, tales como las cuestiones presupuestarias y financieras figuran siempre en la agenda de estas reuniones, y los proyectos de decisión conexos normalmente son preparados por las secretarías/unidades de coordinación.

Es, pues, importante que los PFN se familiaricen con todas las cuestiones objeto de negociación, aparte de las que proponen ellos mismos, y examinen la documentación de la reunión ya disponible, publicada en los sitios web de los instrumentos.

La determinación de la posición de los Estados Miembros sobre todas las cuestiones objeto de examen en la reunión normalmente implica un proceso de coordinación general que depende de su estructura de gobierno y los procedimientos nacionales. Se trata a menudo de una labor que requiere tiempo y es por ello que se recomienda que los PFN supervisen este proceso y se aseguren de que este proceso se haya iniciado con gran antelación a la reunión.

Consulta regional

Se recomienda la elaboración de documentos de posición, que son herramientas muy útiles en la reunión de los delegados, ya que en ellos deberían establecerse claramente las propuestas sobre las medidas que han de adoptarse. Podrían ser también útiles las posiciones coordinadas a nivel regional, como por ejemplo mediante declaraciones o propuestas conjuntas. Una posición regional acordada puede tener más peso en las negociaciones y permitir a los Estados Miembros participar más eficazmente. La coordinación regional requiere que los documentos de posición sean compartidos y se celebren consultas antes de las reuniones. Deberían tenerse en cuenta las diferencias lingüísticas dentro de las regiones. Las reuniones de coordinación regional son financiadas generalmente por la propia región, por lo que están sujetas a la disponibilidad de fondos. A veces, estas reuniones se organizan con el apoyo de la Secretaría/Unidad de Coordinación. No obstante, gracias a la mayor accesibilidad de los medios de comunicación electrónicos, las consultas podrían realizarse a distancia.

La representación del gobierno en la reunión debe seleccionarse estratégicamente en función de las cuestiones que se han de negociar y el nivel de experiencia que se requiere para ejercer presión a favor de ciertas posiciones.

 

* En caso de que no se presente un reporte, las secretarías/unidades de coordinación de la familia de la CMS enviarán recordatorios. En el análisis de los reportes nacionales de la CMS se publicará también una visión general de los reportes presentados (o no), véase p. ej. el del año 2011, págs. 2-3 (Análisis de los Reportes Nacionales presentados a la CMS 2011 –UNEP/CMS/CONF.10.11, Anexo I).