En tant que partie intégrante de la mise en oeuvre, l’élaboration du rapport national est un processus régulier et itératif. Il commence par la planification de la mise en oeuvre et se termine par l’évaluation de ce qui a été réalisé.

ÉTAPE 1 : Commencer à prévoir l’élaboration du rapport lors de la planification de la mise en oeuvre

DÉFINIR CLAIREMENT CE QUI DOIT ÊTRE INTÉGRÉ AU RAPPORT
Il est essentiel d’avoir une compréhension parfaite de ce qui doit être intégré au rapport à la fin du cycle de mise en oeuvre. Par conséquent, le PFN doit, très en amont, étudier et connaître parfaitement le format du rapport. Il est important d’examiner chaque question et d’avoir une bonne compréhension de l’information demandée. Si un rapport a déjà été présenté au cours du cycle de rapports précédent, il servira de point de départ – il fournira également au PFN un aperçu des données et informations fournies ainsi que des données manquantes.

IDENTIFIER QUI PEUT AIDER ET CONTRIBUER AU RAPPORT
Savoir ce qui doit être intégré au rapport aidera le PFN à identifier l’institution, l’organisation ou l’acteur le plus apte à fournir les informations requises. Différentes sections et même des questions particulières du rapport national peuvent être déléguées aux membres du mécanisme de coordination nationale en fonction de leur expertise, des données dont ils disposent, ainsi que de leur implication dans le processus de mise en oeuvre.

COMMENT OBTENIR DES INFORMATIONS
Le PFN doit identifier toutes les sources potentielles de données et d’information, au niveau national ou international, qui peuvent être utilisées pour répondre à chaque question du rapport national, et s’assurer des moyens d’obtenir ces informations. Des vérifications doivent être menées pour vérifier que les données et les informations sont réellement disponibles et que leur format est compatible avec ce qui est requis dans le rapport national. Le PFN doit également anticiper la nécessité éventuelle d’analyser et/ou de résumer les données et les informations avant de les insérer dans le rapport.
Le PFN doit s’assurer qu’il a identifié tous les processus de rapport parallèles existant au titre d’autres instruments ou traités, qui nécessitent des données et des informations similaires, afin d’éviter la duplication du travail et la communication d’informations contradictoires ou différentes.

CALENDRIER - ÉTAPES ET ÉCHÉANCES
Le PFN doit également élaborer un calendrier du processus de rapport. Pour ce faire, des étapes et des échéances internes doivent être fixées, ces outils permettant au PFN de veiller à ce qu’il reçoive les informations nécessaires en temps opportun pour compléter le rapport national. Les autres contributeurs doivent être conscients des échéances importantes qui conduisent à la soumission du rapport en temps voulu ainsi que de la date limite de dépôt final (pour les échéances de soumission en vertu des différents instruments de la CMS voir la Tableau et  l'Exemple pratique).

ÉTAPE 2 : Saisir les informations dans le format de rapport dès qu’il est disponible au cours du cycle de mise en oeuvre
En conformité avec les étapes et les échéances fixées - les données et informations doivent être intégrées dans le rapport national tout au long du cycle de mise en oeuvre. Cela permet de répartir la charge de travail dans le temps et d’éviter une surcharge de dernière minute lors de la finalisation du rapport. Les réponses doivent être objectives et honnêtes - le rapport national vise à identifier les lacunes autant que les réalisations.

ÉTAPE 3 : Assurer une coordination nationale régulière tout au long du cycle de mise en oeuvre
Afin d’assurer le bon déroulement de la compilation du rapport national, le PFN doit inclure le suivi et l’évaluation du processus de rapport dans le cadre des réunions régulières du mécanisme de coordination nationale. Ces réunions doivent permettre d’harmoniser et de vérifier les données et informations provenant de diverses sources. Entre les réunions ou lorsque la tenue de celles-ci n’est pas possible, d’autres moyens de communication peuvent être utilisés, tels que le courrier électronique, les téléconférences ou la fonction de l’ORS mentionnée ci-dessus, qui permet de déléguer et de réviser en continu les contributions apportées au rapport national.

ÉTAPE 4 : Finaliser le rapport national et préparer sa soumission
Avant de soumettre le rapport national, le PFN doit veiller à ce que les dernières données et informations manquantes soient intégrées, le cas échéant. L’exactitude de toutes les informations saisies et l’exhaustivité du rapport dans son ensemble doivent être vérifiées. Aucun champ ne doit pas être laissé vide - si aucune donnée ou information n’est disponible, cela doit être indiqué. Cela permet d’identifier les lacunes et leurs causes, et d’éviter ainsi de laisser inutilement une situation incertaine.

Il convient de s’assurer que le rapport national est accepté par le mécanisme national de coordination.

La dernière étape est l’approbation du rapport pour soumission par l’autorité gouvernementale compétente.