• L’instrument doit-il être un accord juridiquement contraignant ou un MdE ? (Un accord juridiquement contraignant devra être ratifié.)

• Quelles espèces doivent être couvertes ? Les instruments peuvent couvrir une seule espèce (p. ex. le MdE Grande Outarde), plusieurs espèces (p. ex. le MdE Requins) ou de nombreuses espèces d’un ensemble de groupes taxonomiques (p. ex. l’AEWA).

Au fil des années, les Parties à la CMS ont approuvé le développement et négocié 7 accords juridiquement contraignants et 19 MdE. À plusieurs reprises, la COP a identifié certaines espèces ou groupes d’espèces confrontés à des problèmes particuliers, et a considéré qu’une action internationale coordonnée sous la forme d’un accord conformément à l’article IV constituait la meilleure approche.

Pour la plupart des réunions officielles des instruments de la Famille de la CMS, un rapport est préparé par le Secrétariat ou l’Unité de coordination de l’instrument concerné et publié sur son site web. Les rapports des réunions doivent être soigneusement examinés. Toutefois, la production du rapport peut prendre un certain temps, et les PFN ne doivent donc pas attendre que le rapport soit publié pour initier des actions.

Au cours de la réunion des organes décisionnaires, le délégué doit être préparé à rendre compte au reste de la délégation, de façon claire et concise, de toute évolution découlant de discussions tenues dans le cadre de la coordination régionale, des comités, des groupes de travail, ou en marge de ces réunions. Le délégué doit pour ce faire prendre des notes détaillées, en particulier sur les négociations relatives à des modifications de texte.

Les événements parallèles moins formels, ayant souvent lieu au cours des pauses déjeuner ou en soirée, constituent une caractéristique importante des réunions des organes décisionnaires en dehors du cadre formel de l’Assemblée plénière, des comités et des groupes de travail. Diverses organisations présentent leur travail ou leurs recherches, et de tels événements sont l’occasion d’échanger des informations, de poser des questions et de prendre des contacts.

Ces groupes sont généralement créés afin de traiter des sujets spécifiques du programme. Après avoir introduit un point de l’ordre du jour et donné aux délégations l’occasion d’exprimer leur première position sur le sujet, le Président peut suggérer, à sa propre initiative ou à la demande d’un ou plusieurs État(s) membre(s), que le sujet en question soit traité plus en détail dans un groupe de travail.

Il est généralement impossible pour l’Assemblée plénière (la réunion au complet) de traiter chaque aspect du programme de la réunion. Il est habituel d’assigner la responsabilité de certains sujets à de plus petits groupes, qui rendent compte de leurs conclusions et émettent leurs recommandations. Il est habituel de créer un comité chargé d’examiner minutieusement les lettres de « pouvoir », le document fourni par un gouvernement qui autorise son délégué à représenter le pays lors de la réunion et un autre pour étudier les propositions budgétaires.

Une des caractéristiques de la COP de la CMS, qui est un forum international, et de la MOP de l’AEWA, avec sa vaste portée géographique, est la coordination régionale, qui donne l’occasion aux pays issus de la même région, confrontés aux mêmes problèmes environnementaux et partageant les mêmes espèces migratrices de comparer leurs notes, d’échanger des idées, d’essayer d’adopter des positions communes et de convenir d’efforts concertés afin de garantir l’adoption de mesures favorables.

Étant donné que la réunion d’un organe décisionnaire constitue la dernière étape des négociations, il est demandé aux délégués de participer activement à tous les forums de négociation lors de la réunion.

Les premiers jours de la réunion, les organisateurs installent un comptoir d’accueil, généralement dans l’entrée du lieu de la réunion, où les délégués qui se sont pré-enregistrés peuvent récupérer leur pack et leur badge. Les délégués des États membres doivent également remettre leur lettre de pouvoir (le document prouvant l’autorisation d’un délégué à représenter son pays lors de la réunion), qui sera ensuite examiné.