Le succès d’une réunion tient dans la préparation adéquate menée par les organisateurs et les participants de la réunion tout au long du processus.
Suivant le cycle de réunions de chaque instrument, le Secrétariat/l’Unité de coordination annonce à ses États membres les détails de chaque réunion au travers d’une invitation et diffuse un programme provisoire et autres informations pertinentes.