Étant donné que la réunion d’un organe décisionnaire constitue la dernière étape des négociations, il est demandé aux délégués de participer activement à tous les forums de négociation lors de la réunion.
Les négociations au cours des réunions des organes décisionnaires ont pour objectif de convenir de la marche à suivre pour les sujets soulevés par les États membres. De même, la réunion de l’organe décisionnaire donne l’occasion de s’exprimer sur les projets de résolutions et de décisions, de les soutenir, de s’y opposer ou bien d’en proposer. Au cours de la réunion de l’organe décisionnaire, les États membres échangent leurs points de vue et essaie d’élaborer un projet de résolution/décision qui convient à tous les participants.
Interventions et déclarations lors des réunions
Au cours de la réunion, les délégués sont invités à faire des déclarations et des interventions. Dans le contexte de ce Manuel, on entend par déclarations des « rapports » qui mettent en avant les principales priorités relatives aux sujets clés et qui donnent une indication générale des sujets qui nécessitent de longs débats. Les interventions, au contraire, sont des réactions à une discussion au cours de la réunion et présentent clairement la position de la délégation à l’aide d’arguments convaincants. Il est important de faire des interventions aussi souvent que nécessaire afin de garantir une résolution ou une décision sur un sujet, conformément au mandat de la délégation.
Pour intervenir lors d’une réunion, un délégué doit avoir la permission du Président de la réunion. Le délégué lève la carte indiquant le nom de son pays (parfois appelée « le drapeau ») afin d’obtenir la permission de parler du Président. Le règlement intérieur stipule parfois que le Président doit donner la priorité aux délégués des Parties qui souhaitent parler, puis aux non-Parties et enfin aux autres observateurs (par ex. les représentants d’ONG). Sur la base d’une proposition d’un État membre ou du Président, l’organe décisionnaire peut décider de limiter le temps alloué à chaque intervenant, ainsi que le nombre d’interventions par représentant.
Il est essentiel que les délégués écoutent attentivement les interventions des autres et, dans la mesure du possible, qu’ils soutiennent les interventions en accord avec leur propre position afin de générer du soutien pour les propositions de leur délégation. Lors de toute intervention, il est stratégique d’indiquer son soutien aux pays qui ont une position commune et de nommer des pays issus de différentes régions si possible.
Les délégués doivent toujours être préparés, ce qui signifie connaître leurs dossiers en détail, y compris toutes les positions de repli, et être prêts à répondre aux questions des autres délégations, qu’elles soientformelles ou informelles. Ils doivent consulter les autres membres de la délégation qui sont le plus au fait sur le sujet et leur demander leur position sur l’intervention. Par ailleurs, des modifications significatives du texte ne peuvent être faites sans l’accord du gouvernement de la délégation. Concernant les interventions en réaction dans le feu du débat, il est important de noter les points essentiels avant d’intervenir. Les délégués doivent toujours avoir sur eux leurs instructions de négociation et leurs notes de briefing. Ils doivent se renseigner avant d’arriver sur les spécificités de la réunion (par ex. objectifs, contexte, structures et intervenants clés) et avoir accès au règlement intérieur au cas où ils en auraient besoin. Si possible, un délégué doit pouvoir consulter un autre membre de la délégation qui pourra amener des notes et des projets de proposition aux autres délégations.
Lorsqu’ils font une déclaration ou une intervention, conjointe ou non, les délégués ne doivent pas prétendre parler au nom de tous les États membres présents à la réunion, à moins d’être absolument certains que chaque État membre soutient cette déclaration.