Le rôle des PFN inclue la facilitation en termes de préparation logistique de la tenue d’une réunion des délégations. Les invitations formelles du Secrétariat/de l’Unité de coordination notifiant les États membres de la réunion contiennent des informations sur la date et le lieu de la réunion, ainsi que d’autres détails, tels que les délais et les procédures d’inscription.

Une préparation dans les temps permet d’assurer le respect des éventuels délais de financement et la préparationdes documents nécessaires assure la participation complète de la délégation, y compris l’exercice du droit de vote.

Composition des délégations
Une délégation peut être décrite comme étant la/les personne(s) représentant officiellement un pays lors d’une réunion. Elle peut consister en un unique représentant d’un État membre, mais peut également inclure des représentants suppléants et des conseillers. Chaque pays a sa propre procédure pour sélectionner les membres de sa délégation. En tant que personne ayant les connaissances les plus détaillées sur les affaires quotidiennes de l’instrument, le PFN est généralement inclus dans la délégation nationale, bien qu’un collègue ayant plus d’expérience puisse être nommé « Chef de la délégation », étant donné que ces réunions traitent des orientations politiques globales. Par ailleurs, le PFN contribue à conseiller le reste de la délégation. Les PFN doivent se renseigner bien en amont afin de savoir si les délégués sont éligibles à un financement en vue de participer à la réunion en question. Il est recommandé que le PFN commence bien en amont de la réunion la coordination visant à décider qui fera partie de la délégation.

Lors de la constitution de la délégation, le PFN doit prendre en compte les points suivants :
• Le type et le niveau d’expertise requis pour traiter des sujets au programme et leur priorité pour l’État membre ;
• Les ministères qui, selon la politique nationale, doivent être représentés lors de la réunion.

La coordination des besoins organisationnels de la délégation comprend plusieurs aspects.

Financement

Les PFN doivent vérifier bien en amont si leur pays est éligible à un financement permettant qu’un représentant participe à la réunion. Les critères d’éligibilité au financement sont généralement déterminés par les décisions budgétaires de l’organe décisionnaire. Néanmoins, d’autres critères peuvent s’appliquer. Par conséquent, les PFN ont une plus grande chance de succès s’ils préparent les critères applicables pour le financement avant chaque réunion.

Le Secrétariat/l’Unité de coordination fera généralement en sorte que les délégués parrainés reçoivent un billet aller-retour afin de se rendre à la réunion et une « indemnité journalière » visant à couvrir l’hébergement et les repas. Les taux varient selon la ville et le pays.

Les délégués non subventionnés s’occupent de l’organisation de leur voyage et de la réservation de leur hébergement, mais le Secrétariat/l’Unité de coordination fournit souvent une liste d’hôtels convenables.

Les informations pertinentes sur les détails de chaque réunion sont contenues dans la notification officielle envoyée par le Secrétariat/l’Unité de coordination à l’État membre.

Pré-enregistrement

Le pré-enregistrement des participants n’a généralement pas de délais stricts. Toutefois, une inscription précoce est appréciée par les organisateurs de la réunion. Néanmoins, il existe des délais pour les participants qui ont besoin d’un financement. Une fois le délai passé, ces délégués peuvent toujours s’inscrire, mais il n’y aura peut-être plus de fonds disponibles. Le Secrétariat de la CMS a créé un système de pré-enregistrement en ligne qui couvre toutes les réunions organisées par la Famille de la CMS*. Le PFN doit y sélectionner la bonne réunion à partir d’une liste et enregistrer des informations, telles que le nom, certaines données personnelles (date de naissance, numéro de passeport et date d’expiration), coordonnées et affiliation des délégués.

Le système d’enregistrement en ligne constitue une innovation récente. Les délégués doivent avoir un accès fiable à Internet pour pouvoir l’utiliser.

Lettres de pouvoir (ou créance)

Les pouvoirs des délégations nationales des COP et des MOP doivent être signés par le chef d’État, le chef du gouvernement ou le ministre des Affaires étrangères, tandis que les pouvoirs pour les MOS peuvent être signés par le ministre concerné (d’autres arrangements sont prévus pour les délégations représentant des organisations régionales d'intégration économique). Les pouvoirs doivent être dûment signés et tamponnés et doivent indiquer les noms des délégués officiels de la Partie qui représenteront le gouvernement (le chef de la délégation doit être précisé). Les pouvoirs autorisent les délégués à participer pleinement à la réunion, à traiter de toutes les affaires et à voter au nom du ministère concerné. Une copie du pouvoir peut être demandée aux délégués à la recherche d’un financement. L’original doit être remis au Secrétariat/à l’Unité de coordination au début de la réunion dans l’une des langues de l’instrument (ou s’il est dans une autre langue, il doit être accompagné d’une traduction officielle) et sera ensuite examiné par ces derniers ou par une commission de vérification des pouvoirs composée de représentants de chaque pays. Généralement, le Secrétariat/l’Unité de coordination fournit des modèles de pouvoirs.

Il est important que le PFN fasse en sorte que la délégation reçoive les pouvoirs appropriés. Autrement, les représentants ne seraient reconnus qu’en tant qu’observateurs à la réunion.

Les actes officiels visant à négocier ou signer de nouveaux instruments, tels que les MdE ou les Accords, nécessitent une autorisation supplémentaire appelée « pleins pouvoirs », qui indique que la personne est habilitée à signer et/ou négocier l’instrument. Il est important de souligner la différence entre « pouvoir » et « pleins pouvoirs ».

Pleins pouvoirs :
• Nomment un représentant qui signera ou négociera l’instrument, et
• Pour les instruments contraignants, doivent être produits et signés par le chef de l’État ou du gouvernement ou le ministre des Affaires étrangères, ou
• Pour les instruments non contraignants, doivent être produits et signés par le ministre concerné.

Visas

La lettre d’invitation envoyée par le Secrétariat/l’Unité de coordination donne également les informations concernant les exigences en matière de visa pour entrer dans le pays hôte de la réunion. Chaque membre de la délégation est invité à postuler pour un visa dans les temps et il est important que le PFN facilite le processus. Le Secrétariat/l’Unité de coordination facilite l’obtention des visas en donnant aux délégations nationales des lettres d’appui et en informant les autorités concernées.

*http://www.unep-cms.com/cms_v2/default.aspx