Les premiers jours de la réunion, les organisateurs installent un comptoir d’accueil, généralement dans l’entrée du lieu de la réunion, où les délégués qui se sont pré-enregistrés peuvent récupérer leur pack et leur badge. Les délégués des États membres doivent également remettre leur lettre de pouvoir (le document prouvant l’autorisation d’un délégué à représenter son pays lors de la réunion), qui sera ensuite examiné.