Entre las funciones de los PFN cabe incluir la de facilitar, en términos de preparación logística, la celebración de una reunión de las delegaciones que asisten. Las invitaciones oficiales de la Secretaría/Unidad de Coordinación por las que se notifica a los Estados Miembros la celebración de la reunión contiene información sobre la fecha y el lugar de la reunión, así como otros detalles, tales como los plazos y los procedimientos de inscripción.

La realización de los preparativos con tiempo puede contribuir a asegurar el cumplimiento de los posibles plazos de financiación, y la preparación de los documentos necesarios puede garantizar la plena participación de la delegación, incluido el ejercicio de los derechos de voto.

Composición de las delegaciones

Una delegación puede describirse como la persona o personas que representan oficialmente a un país en una reunión. Puede estar constituida por un solo representante de un Estado Miembro, pero puede incluir también representantes suplentes y asesores. Cada país tendrá sus propios procedimientos para la selección de las personas que formarán parte de su delegación. El PFN, como persona que conoce más detalladamente la situación día a día del instrumento, suele formar parte de la delegación nacional, aunque podría designarse a un colega de mayor categoría como “jefe de delegación”, ya que estas reuniones tratan de cuestiones de política general. Además, el PFN es fundamental para asesorar al resto de la delegación. El PFN debería averiguar en fase temprana si los delegados reúnen las condiciones para recibir financiación destinada a facilitar su participación en la reunión en cuestión. Se recomienda al PFN que comience a coordinar mucho antes de la reunión la cuestión de quién debe formar parte de la delegación.

Al considerar la composición de la delegación, el PFN debería tener en cuenta lo siguiente:
• El tipo y el nivel de conocimientos especializados necesarios para el examen de los temas de la agenda y su prioridad para el Estado Miembro;
• Los ministerios que, de acuerdo con la política nacional, necesitan tal vez ser representados en la reunión.

La coordinación de las necesidades organizativas de la delegación incluye diversos aspectos.

Financiación

Los PFN deben verificar con suficiente antelación si su país reúne las condiciones que le permitan recibir financiación para la participación de un representante en una reunión. Los criterios de elegibilidad para la financiación se determinan normalmente mediante las decisiones presupuestarias del órgano decisorio. Pueden aplicarse, sin embargo, otros criterios, por lo que los PFN tienen mayor probabilidad de éxito si preparan los criterios aplicables para la financiación antes de cada reunión.

La Secretaría/Unidad de Coordinación normalmente se ocupará de que los delegados patrocinados reciban un billete de ida y vuelta para viajar a la reunión y cobren una dieta para sufragar los gastos de alojamiento y de comidas. Las tarifas varían de ciudad a ciudad y de país a país.

Los delegados no patrocinados deben ocuparse de sus propios preparativos de viaje y reserva de alojamiento, pero la Secretaría/Unidad de Coordinación proporciona a menudo una lista de hoteles adecuados.

La información pertinente sobre los detalles de cada reunión se incluye en la notificación oficial que envía la
Secretaría/Unidad de Coordinación al Estado Miembro.

Inscripción previa

La inscripción previa de los participantes normalmente no tienen un plazo estricto. No obstante, los organizadores de la reunión aprecian la inscripción temprana. Hay, sin embargo, plazos fijos para los participantes que necesitan financiación. Transcurrido el plazo, la inscripción de tales delegados es todavía posible, pero podría no haber la disponibilidad de financiación. La Secretaría de la CMS ha creado un sistema de inscripción previa en línea para abarcar todas las reuniones organizadas por la familia de la CMS*. Aquí, el PFN debe seleccionar la reunión correcta de una lista e introducir información como el nombre, algunos datos personales (fecha de nacimiento, número de pasaporte y fecha de caducidad), datos de contacto y afiliación de los delegados.

Una reciente innovación es el sistema de inscripción en línea. Los delegados deben tener acceso seguro a Internet para poder utilizarlo.

Credenciales

Las credenciales de las delegaciones nacionales a las COP y las MOP, deben ser firmadas por el Jefe de Estado, el Jefe de Gobierno o el Ministro de Relaciones Exteriores, mientras que las credenciales para la MOS pueden ser firmadas por el ministro pertinente (se aplican disposiciones separadas para las delegaciones que representan a organizaciones regionales de integración económica). Las credenciales deberán estar debidamente firmadas y selladas y contener los nombres de los delegados oficiales de la Parte que representarán al gobierno (especificando quién encabeza la delegación). Las credenciales habilitan a la delegación a participar plenamente en la reunión y tramitar todas las cuestiones y votar en nombre del Ministerio competente. Se podrá pedir copia anticipada de la carta credencial a los delegados que buscan financiación para asistir a la reunión. El original debe presentarse a la Secretaría/Unidad de Coordinación al comienzo de la reunión en uno de los idiomas de los instrumentos (o si se presenta en otro idioma acompañado de una traducción oficial), que será luego examinado, ya sea por la Secretaría/Unidad de Coordinación o por un comité de credenciales integrado por representantes de los países. Normalmente, la Secretaría/Unidad de Coordinación proporciona modelos de cartas credenciales.

Es importante que el PFN facilite los trámites para hacer llegar las credenciales apropiadas a la delegación. De lo contrario, los representantes solo serán reconocidos como observadores ante la reunión.

Cuando se trata de actos formales de negociación o firma de nuevos instrumentos, tales como los MdE o acuerdos se requiere una autorización adicional conocida como “plenos poderes” que indica que a la persona en cuestión se le concede la facultad de firmar y/o negociar el instrumento. Es importante destacar la diferencia entre “credenciales” y “plenos poderes”.

Plenos poderes:
• se designa al representante que habrá de firmar o negociar el instrumento, y
• cuando se trata de instrumentos jurídicamente vinculantes – debe ser expedido y firmado por el Jefe de Estado o de Gobierno o el Ministro de Relaciones Exteriores, o
• para instrumentos no vinculantes – debe ser expedido y firmado por el ministro competente.

Visados

Las cartas de invitación de las secretarías/unidades de coordinación proporcionan también información sobre los requisitos respecto de los visados para entrar en el país anfitrión de la reunión. Se invita a cada miembro de la delegación a que solicite un visado a su debido tiempo, y es importante que el PFN facilite el proceso. Las secretarías/unidades de coordinación facilitan la expedición de visados, dotando a las delegaciones de los países de cartas de justificación para el visado e informando a las autoridades competentes.

 

*http://www.unep-cms.com/cms_v2/default.aspx