Le PFN désigné pour chaque pays est responsable du processus d’élaboration du rapport national au titre de la CMS et de ses instruments. Le PFN peut toutefois déléguer le processus de rapport national en désignant un correspondant national.

La plupart des instruments de la Famille de la CMS ont leur propre format de rapport national. Le format définit les catégories d’information sur lesquelles les pays doivent rendre compte en vertu de chaque instrument. Globalement, ces catégories concernent l’état de conservation et le statut des espèces migratrices couvertes par l’instrument, les menaces et les pressions auxquelles elles sont confrontées, les réponses mises en oeuvre, les connaissances, les capacités, ainsi que les questions institutionnelles et financières.

La fréquence et les échéances des rapports nationaux au titre des instruments de la Famille de la CMS sont définies dans leurs textes respectifs. L'attachement résume la fréquence et les échéances de tous les instruments.

Les données et informations recueillies dans les rapports nationaux, lorsqu’elles sont objectives et exhaustives, sont d’une grande valeur pour de nombreux processus et groupes d’utilisateurs. Pour cette raison, il est important que les données soient aussi complètes et précises que possible.
Le rapport national fonctionne comme un « guichet unique » pour les informations officielles d’un pays concernant les espèces migratrices et les mesures prises pour les conserver. Par son intermédiaire, le gouvernement s’acquitte de ses obligations au titre de la CMS et de ses instruments.

L’élaboration des rapports nationaux de la CMS et de ses instruments, si elle est menée correctement, présente de nombreux avantages pour les pays déclarants :
• Le processus de rapport national peut inciter à la collecte systématique de données et d’informations relatives aux espèces migratrices. Il prévoit également la mise à jour régulière de ces données et informations, et, pour certains pays, il peut constituer un cadre unique de collecte et d’archivage de ces renseignements.

Tous les instruments de la Famille de la CMS comprennent des dispositions pour la préparation et la soumission des rapports nationaux avant les réunions de leur organe décisionnaire. Toutefois, les obligations varient en fonction du statut juridique de l’instrument. Pour la CMS et ses Accords - qui sont juridiquement contraignants – le rapport national est une obligation pour chaque Partie. Par contre, il n’existe aucune obligation de déclaration au titre des MdE, qui sont juridiquement non contraignants par nature.

L’élaboration d’un rapport national fait partie intégrante du processus général de mise en oeuvre de la CMS et de ses instruments. Ce processus a lieu généralement à la fin de la période intersession avant les réunions des organes décisionnaires. Cependant, il peut aussi être considéré comme un processus continu sous-jacent influençant la planification des activités, leur mise en oeuvre et l’évaluation des progrès réalisés au titre de la CMS et de chacun de ses instruments.